Datenverwendung

Zweck und Gmail-Berechtigung

Die Anwendung verarbeitet E-Mail-Kopfzeilen, Inhalte und Anhänge ausschließlich für die vom Kontoinhaber beauftragte Dokumentenablage und Benachrichtigung. Die Gmail-Berechtigung gmail.modify ermöglicht Lesen, Ändern von Labels und Senden von E-Mails. Die feste Programmlogik nutzt sie zum Abruf von Unterlagen, zum Archivieren nach bestätigter Ablage und für Mitteilungen an den eigenen Kontoinhaber.

Der Modell-Worker erhält keinen Gmail-Zugang. E-Mail- oder Dokumenteninhalt kann ihm keine zusätzlichen Berechtigungen geben.

Verarbeitung und Empfänger

Abruf, Texterkennung, Dublettenprüfung und Ablage erfolgen auf dem eigenen Server. Nur ausgewählte, eindeutig erkannte finanzielle Provinzial-Vorlagen können mit begrenzten, lokal geprüften Finanzmerkmalen über die OpenAI-API verglichen werden, etwa Beitrag, Datums- und Zeitraumangaben sowie Vertragskennung. Dabei werden keine freien Quelltexte, Namen oder Gmail-, Portal- und Paperless-Zugangsdaten an das Modell übergeben. Medizinische Unterlagen, allgemeine direkte Anhänge und freie Mail- und Dokumententexte werden lokal verarbeitet. Unbekannte oder mehrdeutige Vorlagen bleiben zur Bewertung lokal.

Google verarbeitet die E-Mails im bestehenden Gmail-Konto. OpenAI verarbeitet ausschließlich die für die jeweilige Bewertung ausgewählten Eingaben nach den anwendbaren API-Datenbedingungen. Die Freigabe von API-Ein- und -Ausgaben für allgemeines Modelltraining ist in der verwendeten Organisation deaktiviert. Antworten werden mit deaktivierter Speicherung angefordert. Dies verspricht keine sofortige Löschung sämtlicher technischer Anbieterprotokolle.

Die Verwendung von Informationen aus Google-APIs muss die Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen einhalten. Eine Freigabe für allgemeines Modelltraining gehört nicht zum vorgesehenen Zweck dieser Anwendung.

Speicherung und Widerruf

Dokumente bleiben im eigenen Paperless-Archiv. Der Dienst speichert lokal begrenzte Bearbeitungszustände und Empfangsnachweise, um Wiederholungen und doppelte Importe zu vermeiden. Offene Vorgänge bleiben bis zur Klärung erhalten. Zugangsdaten liegen getrennt und geschützt; Betriebsprotokolle enthalten nur begrenzte technische Angaben.

Die Gmail-Freigabe kann jederzeit in den Verbindungen des Google-Kontos widerrufen werden. Bereits im eigenen Archiv gespeicherte Unterlagen werden dadurch nicht gelöscht.

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